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 パソコン操作における裏ワザとは、便利ワザの代名詞でもある。

裏ワザ不可能を可能にしたり、正しい操作を別の早ワザに変える魔法のような操作法をいう。特にショートカットキーに多い。

基本的にマウス操作は一見楽なように思えるが、操作には時間がかかる

Windows10 をベースに書いているが、大部分は他のバージョンの OS でも使用できる。以下、Excel で使えるものをまとめてみる。

 

 

こんな記事を書いています!

1.日付と時間の挿入は簡単!

2.セルの書式設定を

素早く選択する

3.複数のセルに同時作業が

できる。

4.図形の変形操作を素早く正確に

5.図形をセルの四隅又は左右の

目盛線(壁)に揃える

6.コメントの挿入・表示・印刷

7.セル内の編集モード

移行の裏ワザ

 

8.スタート画面を非表示にする

9.オートフィル機能を使った

連続データの入力

10.罫線を引くのに

 時間がかかる?

11.半角英数と日本語入力の

自動切替えをする

12.[Ctrl] キーと数字の併用 

13.ふりがなの一気入力と変更


1.日付時間の挿入は簡単!

 

 表計算ソフトである Excel では、いつのデータであるかが非常に重要で、必ずデータの作成時期が表示されるべきである。

社内の会議で発表する際にも重要で、真っ先に問われる事項である。

そこで必ず、それをデータの片隅に「○○現在」などと表記する。

 

① [Ctrl] + 「;」(セミコロン)

   日付の表示の際に使用する。

② [Ctrl] + 「:」(コロン)

   時刻の表示の際に使用する。

   いずれの表示法も任意のセルでこの操作をすれば、それぞれ挿入でき

   る。表示形式は、入力後にそのセル上で右クリック → 「セルの書

   式設定」から自由に変更できる。

   但し、同一セル内に両方の挿入は可能であるが、書式設定は反映され

 

   ないので注意すること。

 

2.セルの書式設定素早く選択す

 

 上の例でも「セルの書式設定」が出たが、右クリックメニューから探していたのでは遅すぎる。表示させてから、マウスで選択しよう。

 

① [Ctrl] + 「1」(イチ)

   右クリックメニューからだと、メニュー内の左に表示されるアイコ

   ンを覚えていても、マウスカーソルを移動させて選択しなければなら

   ないが、この操作では直ち表示される。 

② ホームタブのツールボタンから表示

   セルをマウスで選択後、直ちに右図のよう

   にホームタブ特定位置(フォント、配置、

   数値の右下の矢印)のクリックでもよい。

   Excel 2010、2013、2016 でも利用で

   きる。

   極めてスマートで素早い方法である。

3.複数のセルに同時作業ができる。

 

 Excel では予め複数のセルを選択し、同じ文字列を入力したり、その文字の装飾作業(太字、文字色など)やセルの塗りつぶしなどを一括して同じ内容の作業ができる。

但し、数字(文字列でない、「’」のついていない数字)は不可。

 

[Ctrl] + [Enter]

   複数のセル[Ctrl] キーを押しながら、マウ

   スで選択、最後のセルで文字列を入力する。

   文字列最終的な確定の際に、カーソルが点滅

   した状態でこの操作を行う。

   複数のセルを選択していても、先に文字列を

   確定してしまうと、それまでのセルの選択は

   無効になり、最後のセルだけの入力になって

   しまう。

4.図形の変形操作素早く正確に

 

 図形を挿入する際に、真円真四角の場合、[Shift] キーを押しながら描くのは皆様もよくご存じだろう。

また、拡大・縮小する際にいずれか四隅のハンドルマウスで操作するのもご存じの筈。

さて、縦・横の伸縮をする場合、マウス操作では思ったように素早く確実に操作できない。特に小さい図形では扱いづらいことが多い。

 

① [Shift] + 矢印キー

   この操作なら縦・横確伸縮確実に思ったように操作できる。

   [Shift] + [Ctrl] + 矢印キーの操作なら、さらに細かい操作可能

   になる。

② [Alt] + 矢印キー

   highdy の発見した(?)裏ワザ(どこかで誰かが発表しているかも

   知れないが・・・)では、15度単位で回転させることが可能である。

   矢印は ↑ →右回転他は左回転、どれでもよいので試していただ

   きたい。

 

5.図形をセルの四隅又は左右の目盛線

           (壁)に揃える

 

 一つだけの図形なら気にすることも少ないだろうが、複数の図形を挿入した際、縦横が揃っていないと見苦しいものである。

 

[Alt] + 位置調整(マウス操作)

   この操作をすると、図形のをセルの四隅又は左右の目盛り線

   着させることができ、見た目にスマートな挿入ができる。

   上の画像は、左側()に吸着させた例。

 

赤い部分にコメントがある
赤い部分にコメントがある

6.コメントの挿入・表示・印刷

 

 Excel では、データの数字文字列同一セル内に絶対に入れてはいけない。入れる場合はそれぞれを別のセル(行・列)にする必要がある。

しかし、そのような行や列があると、見苦しくなり且つ各種操作の邪魔になる。

従い、どうしても注記(コメント)が入れたい場合は、右クリックメニューから「コメントの挿入」を選択する。

 

位置は好きなところへ移動可能
位置は好きなところへ移動可能

コメントの操作

 

① 挿入

   右クリックメニューから「コメントの

   挿入選択。

② 編集・削除・表示・非表示

   すべて右クリックメニューから選択できる。また、コメントの位置

   他のデータと重なって都合が悪い場合は、図形の移動のように自由に

   変更できる。

   通常はマウスをそのセルに内に入れると自動表示されるが、制的に

   表示・非表示が可能である。

③ 印刷

   次の2つのサイト Excel 2003,2007,2010,2013Excel 2016 

   それぞれ解説が参考になる。

なお、コメント内には(誰が入力したかを明確にするため)ワークシートの作成者がデフォルトとして設定されている。さらに、コメントの書式設定を変更したい場合は、表示した状態で右クリックより可能になる。

 

7.セル内の編集モード移行の裏ワザ

 

 Excel ではセル内のデータまたは文字列を編集モードにするには3つの方法がある。

いろんな方法を知っておくと、適宜使い分けができるようになる。

 

セル内の編集モードに移行するには

 

① セルを選択後、[F2] キーを押す。

   最も基本的な操作法。特に数値データ

   の場合、周りのデータにも目が行き届

   くので、間違いが少なくベストと言え

   る。

② セルを選択後、数式ボックス(バー)内で編集する操作法。

   長い文字列の複雑な文字装飾(太字、文字色の変更など)の際には、

   都合がよい。

③ 編集(修正)したいセルをブルクリックする方法。

   裏ワザになるが、いきなりのダブルクリックなので、クリックする際

   のマウスポインタ―の位置により、必ずしもデータや文字列の末尾

   カーソルが点滅するとは限らない。目がよくない方には不向きかも知

   れないが、選択位置に気を付ければ最も速い操作法である。

 

8.スタート画面を非表示にする

 

 Excel 2013、2016 では起動時にいきなり

ワークシートが開かず、右図のようなスタート画面が表示される。テンプレートの選択をしたい場合は好都合だが、通常は余計なおせっかいである。

 

スタート画面を非表示にする方法

 

   ファイル → オプション → 基本

   設定 と辿り、下部にある右図に示すようにチェックを外すだけ。

 

9.オートフィル機能を使った連続データの入力

 

 Excel において連続数字の入力するには、オートフィルハンドル(セルの右下に現れる「」印)を使って行うのが一般的である。いろいろな方法があるが、代表的な方法を見てみよう。

 

① オートフィル・オプションの利用

   右図のようにオートフィルハンドルで必要

   セルまでドラッグしてコピーし、現れた

   ートフィル・オプションの▼をクリック、

   または右クリックで「連続データ」を選択

   する方法。

   最も一般的であるが、作業性は必ずしも

   いとは言えないし、スマートさもない。

② 連続した2つのセルをオートフィルする

   右図に示すように2番目のセルオートフ

   ィルハンドルを利用して、必要なセルまで

   ドラッグする入力方法。

   この方法は、1行飛ばし(空白の行・列)

   で入力する場合にも応用できる利点がある。

 

③ [Ctrl] キー + オートフィルハンドルの利用

   1番初めのセルに入力したら、[Ctrl] キー

   を押しながら、そのセルのオートフィルハ

   ンドルを使って必要なセルまでドラッグす

   る方法。

   最もスマートで素早い、highdy お薦めの

   裏ワザではなかろうか?

 

クリックで拡大してみよう
クリックで拡大してみよう

10.罫線を引くのに時間がかかる?

 

 タカが罫線を引くのに何分もかけていないだろか? 右図は罫線グリッドを作成を使用たもの。

右クリックメニューから描かれている方を多く見受けるが、よく使うからホームタブに用意されているものであり、これを利用すべきである。

右クリック → セルの書式設定 → 罫線 → 各種設定作業をするより

はるかに速い!(実際に上図のものを試してみよう。)

 

罫線を素早く引くコツ

 

 ホームタブにある罫線アイコンの右の ▼ を

  クリック(右図)と、右下図のような一覧

  現れる。

 罫線(こちらは範囲選択後に使用する。)

   1ページに収まらない大きな表での一括作業には適し

   ている。

③ 罫線の作戦

   一般的な場合は、こちらが右クリック作業に比べ、圧

   倒的に速い。ワザとしては、先ず上記した罫線グリッ

   ドを作成を使用し全体を描く。次にスタイル

   を決め、上で描いた表をなぞると、思い通りの罫線が

   完成する。消すのも消しゴム機があるので素早く作

   業できる。

 

11.半角英数と日本語入力の

自動切替えをする

 

 住所録や各種データ集計表を作成する際に、半角英数日本語入力切替えは結構面倒なものである。もし、自動切替えができたら・・・と考える方も多いだろう。簡単にできるので列単位に設定しておけば、効率的な作業ができるようになる。

 

サンプルテキスト

住所録.xlsx
Microsoft Excel 15.2 KB

このテキストの2行目の各列に文字数字を入力してみよう。


データの入力規制を設定する

 ① 右図のように、データタブ → 入力規制

   アイコンをクリックする。アイコンの右の

   ▼ をクリックすると他に2種類あるが、

   ここではデータの入力規制を選択する。

  右のような画面が開いたら、日本語入力

   選択、オン/オフ選択するだけである。

   テキストの余白を使って、列や行に対して

   いろいろ試してみよう。

   設定の場合は、列番号選択して行う。

   複数同時に設定したい場合は、[Ctrl] キ

   ーを押しながらまとめて列番号を選択する。の場合も同様に設定が

   可能である。テキストはタイトルブロックも設定してあり、実用的に

   も使えるように作成してある。

   印刷プレビューで確認してみるとよい。

 

12.[Ctrl] キーと数字のの併用

 

 Excel で文字入力・編集を行う場合、ルの選択には圧倒的にマウス操作が速い。

しかし、文字装飾の場合は、必ずしもそうではなくキーボード操作が有利なことが多い。いちいちマウスを持たずに、[Ctrl] キーと数字の組み合わせで入力してみよう。対応表は以下の通り。

練習用教材
Ctrl.xlsx
Microsoft Excel 12.5 KB

13.ふりがな一気入力と変更

 

 

 人名は難読のものも少なくなく、読み違えは諸問題をおこすこともある。同時に個人情報としてそのリストの管理も大切で、怪しい企業はその体質を問われる。

 そこで、右図のように各企業では人名にふりがなを付して管理しているところが多い。ただ、この表示例に示すルビ的ふりがなでは、多数の人名を扱うには実用上不便なことが多く、右図のようにリストとして管理している。

一般的なふりがなの入力

 

 右図のように、ホームタブ → ふりがなアイコンクリックするだけで、特に設定変更や修正が必要でない場合は、アイコンの右の ▼ を使用することはなく、同じ動作により解除もできる。この機能は Word でも同じだが Word の場合は、このアイコンクリック、各種の編集機能が含まれる。Excel では、▼ をクリックして独立の編集・設定が可能になっている。

 ここでは、リストでふりがなを活用する場合の一気入力法を学ぼう。

 

PHONETIC 関数による一気入力

 

 関数といってもセルを指定するだけなので、右のテキストを見ながら実行すれば、マジックのように超簡単に使える。

先ずはテキストをダウンロードしよう。

ふりがなの一気入力と変更.xlsx
Microsoft Excel 14.2 KB

  初めに上記アイコンの右の ▼ で設定を選択、ふ

   りがなの種類・配置を決定しておく。(右図)

   この手順が最大のポイントで後から設定するより

   も先に行っておいた方がベター。

  次に入力したいセル選択

   → 数式タブ → 情報 → PHONETIC

   選択。

  数式入力欄に =PHONETIC() と表示されると

   同時に関数の引数指定画面が現れるので、元デ

   ータ(人名)のセルクリック → [OK]

   ふりがなが入力される。

  2行目以降は、オートフィル機能で一瞬に入力

   できる。

ふりがなの修正(編集)

   ふりがなの編集をしたい場合は、編集したいセ

   ルまたは文字をハイライト(選択)し、ふりが

   なアイコンの ▼ から編集をクリックして修正する。

   元データふりがなの編集をすると、PHONETIC 関数で入力した

   りがなも変更される。

 

   経験値に基づく想像力には説得力がある、

      しかし、知らない者ほど豊かな想像力を持つ。

highdy の言葉より)

まだまだ限りなく続きますぞ!!

次回をお楽しみに・・・